28 februari 2019

Vanaf 16 februari 2019 kunnen openbare documenten uit een andere EU-lidstaat in België worden voorgelegd zonder legalisatie en in veel gevallen ook zonder vertaling.

Op die datum trad de Europese verordening 2016/1191/EU over het  vrij verkeer van openbare documenten in werking. Daarmee wil men, binnen de EU,  de administratieve voorschriften verder vereenvoudigen en het vrij verkeer van openbare documenten realiseren .

Welke documenten?

De legalisatievrijstelling is van toepassing op bijna  alle openbare documenten, zoals die over de geboorte, naam, huwelijk (waaronder de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat), echtscheiding, afstamming, adoptie, woon- en/of verblijfplaats, nationaliteit, … .

Als openbaar document worden beschouwd stukken van de rechterlijke macht, akten van de burgerlijke stand, administratieve stukken, notariële akten, diplomatieke stukken, …

Dus zowel een geboorteakte als een echtscheidingsvonnis vallen onder deze vrijstelling.

Wat verandert er?

Openbare documenten uit een ander EU-land kunnen nu  worden voorgelegd zonder legalisatie en zonder vertaling.

Aangezien alle EU-lidstaten aangesloten zijn bij het Apostilleverdrag, was voor dezelfde documenten al  een vereenvoudigde legalisatieprocedure voorzien.

Bovendien zijn een heel aantal EU-landen aangesloten bij het Verdrag van Wenen van 8 september 1976 betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand dat ook al  een legalisatievrijstelling voorziet.

Maar nu geldt die legalisatievrijstelling dus voor álle EU-lidstaten. Deze systemen blijven voortaan naast elkaar voortbestaan. Het blijft nog steeds mogelijk een apostille te vragen aan het land van herkomst, maar dat is niet meer noodzakelijk om het document in België te gebruiken.

Zelfs geen vertaling?

Om ook de andere formaliteiten te vereenvoudigen, stelt deze verordening meertalige modelformulieren vast die als vertaalhulp worden gehecht aan openbare documenten. Bij aanhechting van een dergelijk formulier, is er verder geen vertaling meer nodig. Voorwaarde is wel dat  de ontvangende overheid op die manier over voldoende informatie beschikt.

Controle?

Indien de ontvangende overheid toch twijfelt over de echtheid van een voorgelegd document, kan ze informatie opvragen bij:

  • ofwel  de instantie die het document uitgaf
  • ofwel de centrale autoriteit van het land van herkomst

De verordening voorziet dus ook in een nieuwe mate van samenwerking en informatie-uitwisseling. Daarvoor breidt ze een bestaand Europees netwerk, het Informatiesysteem Interne Markt (IMI), verder uit. Bovendien moet elke lidstaat een centrale autoriteit aanwijzen.