21 januari 2016

Het dienstpersoneel van diplomatieke missies of consulaire beroepsposten kan onder bepaalde voorwaarden een bijzondere identiteitskaart model IV (S-kaart) bekomen van de Directie Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken (FOD BUZA).

In een circulaire nota van 15 september 2015 deelt de FOD BUZA onder andere mee dat de S-kaart voortaan voor maximum tien jaar verleend wordt. In het verleden bestond er geen beperking in de tijd. De circulaire nota is van toepassing vanaf 15 september 2015 zonder overgangsregeling. De Directie Protocol van de FOD BUZA kan wel rekening houden met de bijzondere omstandigheden van het individuele geval.

Naast de omzendbrief voor 'dienstpersoneel' is er nog een andere omzendbrief voor particuliere bedienden van een diplomatieke missie of consulaire beroepspost.

Definitie en voorwaarden ‘dienstpersoneel’

Met ‘dienstpersoneel’ wordt bedoeld:

  • de leden van het personeel van de diplomatieke missie of consulaire beroepspost,
  • die werkzaam zijn bij de huishoudelijke dienst van de missie of post.

Het gaat om personen die in dienst zijn van de zendstaat en die naar België worden gezonden.

De FOD BUZA  kan enkel een meerderjarige vreemdeling als dienstpersoneel erkennen die:

  • niet al (wettig) in België verblijft
  • houder is van een nationaal paspoort dat minstens zes maanden geldig is en
  • niet verwant is met een ander lid van dezelfde detacheringspost

De minister van Buitenlandse Zaken van de zendstaat staat als werkgever in voor (de kosten van):

  • detachering
  • aanwerving
  • terugkeer of mutatie van het lid van het dienstpersoneel

Als het sociale zekerheidsstelsel van de zendstaat niet van toepassing is op het dienstpersoneel, sluit de zendstaat een verzekering voor het dienstpersoneel af die alle medische kosten in België en een eventuele repatriëring dekt.

Het lid van het dienstpersoneel:

  • mag geen andere beroepsactiviteit uitoefenen dan die van dienstpersoneel van de diplomatieke missie of van de consulaire beroepspost
  • kan niet worden tewerkgesteld in de privédienst van een diplomaat of van elk ander personeelslid van de diplomatieke missie of van de consulaire beroepspost

Procedure S-kaart

De minister van Buitenlandse Zaken van de zendstaat legt in een officiële nota aan de Belgische ambassade uit dat hij een bepaalde persoon zal detacheren als lid van het dienstpersoneel naar zijn diplomatieke missie of consulaire post in België.

De zendstaat verduidelijkt of:

  • betrokkene beschikt over een ziektekostenverzekering in toepassing van het sociale zekerheidsstelsel van de zendstaat of
  • de zendstaat alle kosten van een ziektekostenverzekering via een privéverzekeraar (in België of ergens anders) op zich zal nemen

De zendstaat levert hiervan het bewijs.

De Belgische ambassade stuurt de nota naar de Directie Protocol voor advies. De ambassade deelt zijn advies mee aan de zendstaat.

Bij gunstig advies start de ambassade de procedure voor een visumaanvraag op en brengt de ambassade betrokkene daarvan op de hoogte. De ambassade bepaalt welke documenten betrokkene moet voorleggen.

Als de betrokkene niet-visumplichtig is, deelt de Directie Protocol aan de Belgische ambassade mee welke documenten betrokkene moet meebrengen om een bijzondere identiteitskaart te kunnen aanvragen. Het gaat in principe om:

  • een kopie van het geldig paspoort voorzien van een stempel “in” in het Schengengebied of een stempel “uit” van het land van verblijf
  • een uittreksel van het strafregister of een evenwaardige verklaring afgegeven door het land van verblijf
  • een medisch attest afgegeven in het land van verblijf
  • een attest van verblijf afgegeven in het land van verblijf
  • een diplomatieke nota met het verzoek voor een bijzondere identiteitskaart voor de betrokkene
  • een volledig en duidelijk ingevuld inlichtingenblad, inclusief deel III waarop een foto is gekleefd
  • een kopie van het in vorig punt vermeld document
  • twee foto’s

Na aankomst in België dient de diplomatieke missie of consulaire beroepspost een aanvraag voor een S-kaart in bij de Directie Protocol van de FOD BUZA.

Geldigheidsduur, verlenging en vernieuwing S-kaart

De Directie Protocol van de FOD BUZA geeft aan dienstpersoneel van diplomatieke of consulaire missies kosteloos een S-kaart af.

De S-kaart is twee jaar geldig en hernieuwbaar. Ze wordt sinds 15 september 2015 voor een periode van maximum tien opeenvolgende jaren verleend. In het verleden bestond er geen beperking in de tijd.

Een verlenging of vernieuwing van de S-kaart moet uiterlijk acht dagen voor de vervaldatum aangevraagd worden bij de FOD BUZA.

Aan het eind van de missie overhandigt betrokkene zijn S-kaart aan zijn werkgever, die de kaart samen met een verbale nota terugstuurt naar de Directie Protocol. 

Aparte omzendbrief over particuliere bedienden

Naast de omzendbrief over dienstpersoneel is er nog een andere omzendbrief over 'particuliere bedienden' van een diplomatieke missie of consulaire beroepspost. Lees meer over de omzendbrief van 31 augustus 2015 over de S-kaart voor particuliere bedienden.